従業員が数人の会社で生成AIを使うときの正解は、「便利な使い道を増やすこと」ではなく「使う場面を1つに絞って、指示文を捨てないこと」です。専任の担当者もIT部門もいないので、覚えることが増えた時点で止まります。逆に、毎週必ず発生する業務を1つ選び、そこで使った指示文を1か所に貯めていけば、翌週からは考えずに使えます。この記事では、栃木県の小規模企業の実数を確認したうえで、一人でも回る5つの型と、県内の相談先（33商工会・9商工会議所）、補助金との付き合い方を具体的にまとめます。
栃木の会社の86.7%は「小規模企業」
まず、この記事が誰に向いているのかを数字で確認します。中小企業庁が「令和3年経済センサス-活動調査」を分析してまとめた集計（2021年6月時点、令和5年12月13日公表）では、栃木県の企業数は次のとおりです。
| 区分 | 企業数 | 従業者総数 |
|---|---|---|
| 中小企業 | 53,541者 | 426,392人 |
| うち小規模企業 | 46,468者 | 160,591人 |
| 大企業 | 80者 | 68,465人 |
| 合計 | 53,621者 | 494,857人 |
読み方はこうです。
- 栃木県の企業53,621者のうち、46,468者（86.7%）が小規模企業
- 小規模企業で働く人は160,591人で、県内の従業者総数494,857人の約32.5%
- 大企業は80者
なお、この集計には会社以外の法人と農林漁業は含まれていません。また「小規模企業」の区分は、中小企業基本法などにおける定義を参考に、次の基準で算出されています。
- 製造業、建設業、運輸業その他の業種：従業者20人以下
- 卸売業、小売業、サービス業：従業者5人以下
- 宿泊業・娯楽業：従業者20人以下
つまり、県内の圧倒的多数が「専任のIT担当を置けない規模」です。県内の大手製造業のようなプロジェクト体制を前提にした導入の話は、そのままでは当てはまりません。この記事は、社長と数人、あるいは家族と数人で回している事業所を前提に書きます。
小さい事業所がAIの入口で間違える3つのこと
小規模の現場を想定すると、失敗の型はだいたい3つに収れんします。
間違い1｜「どのツールがいちばん良いか」から入る
比較記事を読み込み、無料版を3つ登録し、どれも数回使って終わる。これがいちばん多い止まり方です。数人の事業所では、ツールの違いより、使う場面が決まっているかどうかで結果が決まります。まず1つの業務を決め、そこで使えれば十分です。ツールの選び方そのものを詰めたい場合は「生成AIツール比較の6軸」を参照してください。ただし、選定に時間を使うのは、1業務で成果が出てからで構いません。
間違い2｜「全社ルールを整えてから」と考える
規程を作ってから始めよう、と考えると、たいてい着手しないまま数か月が過ぎます。数人の事業所であれば、まずは「顧客の名前と金額は入れない」の2行から始めて構いません。運用が始まってから、必要な項目を足していきます。A4で1〜2枚のルールに育てる手順は「生成AIガイドラインの作り方」にまとめてあります。
間違い3｜「補助金が出るなら」と考える
補助金は目的ではなく、後から効いてくる資金の話です。補助金の対象になるかどうかを調べている時間で、無料の範囲でも1業務は試せます。試して「これは毎週使う」と分かったものにお金をかける順番のほうが、審査でも説明しやすくなります。補助金については後半で扱います。
選ぶのは「ツール」ではなく「1つの業務」
最初にやることは、業務を1つ選ぶことです。選び方の条件は3つだけです。
- 毎週必ず発生する（月1回の業務は、慣れる前に忘れます）
- 文章を書く仕事である（判断ではなく、書く仕事を選ぶ）
- 間違えても外に出る前に自分が読む（下書きとして扱える）
この3条件で選ぶと、たとえば次のような業務が残ります。
- 問い合わせメールの返信文
- 見積書に添える説明文
- 現場写真を送るときの報告メッセージ
- チラシやSNSの短い告知文
- 打ち合わせメモの清書
選んだら、同じ業務で3回使うまで他に手を広げないでください。3回使えば、指示文の型が見えてきます。
業種別に、最初の1業務をどう選ぶか
同じ「小規模事業者」でも、毎週発生する文章仕事は業種で違います。県内で多い業態ごとに、最初に選ぶとよい業務を挙げます。
| 業態 | 最初に選ぶ1業務 | 注意点 |
|---|---|---|
| 小売店・飲食店 | 店頭POPとSNSの短い告知文 | 効能や誇張の表現は自分で削る |
| 建設・工事（一人親方を含む） | 元請・発注者への報告メッセージと近隣へのお知らせ文 | 数量・工期・金額は空欄にさせる |
| 製造の下請け | 見積書に添える説明文と、問い合わせへの一次返信 | 図面・仕様書は入力しない |
| 運送・軽貨物 | 荷主への連絡文と、日報の要約 | 荷主名と貨物の中身は入力しない |
| サービス業（理美容・整備・教室など） | 予約確認と案内文のテンプレート化 | 顧客名は入れず、テンプレートの形で作る |
| 農業・直売 | 直売所・ECの商品説明文と、ふるさと納税向けの紹介文 | 産地・品種・保存方法は事実を自分で入れる |
業種ごとの詳しい使い方は、それぞれの記事にまとめています。建設業は「生成AIで書類作成を軽くする7場面」、運送業は「運送業で生成AIが使える6つの書類業務」、農業・直売は「いちご農家の生成AI活用6場面」が該当します。ただし、いずれも最初は表の1業務だけにしてください。同時に複数を始めると、どれも中途半端に終わります。
一人でも回る5つの型
ここからが本体です。5つの型は、どれも「一人で完結する」「相手に出す前に自分が読む」という条件を満たします。
型1｜問い合わせ・見積の返信文
小規模事業者にとって、返信の速さは受注率に直結します。ところが現場に出ていると、夜まで返信できません。そこで、返信の骨格だけ先に作る使い方をします。
指示の例：「次の問い合わせに対する返信文の下書きを作ってください。当社は栃木県内で（業種）を営む従業員(人数)人の会社です。相手は（初めての個人／取引のある法人）です。伝えたいことは3点：（1）（2）（3）。丁寧すぎない、読みやすい日本語で、200字程度にしてください。価格や納期は書かず、（ ）で空欄にしてください。」
価格と納期を空欄にさせるのが要点です。ここを埋めさせると、事実と違う数字が入ります。空欄を自分で埋めれば、確認の手間は最小で済みます。
型2｜チラシ・POP・SNSの短い告知文
同じ内容を、配る場所ごとに書き分ける作業は手間の割に付加価値が見えにくい仕事です。ここは生成AIが最も得意な領域です。
指示の例：「次の内容を、（1）A4チラシの見出しと本文150字（2）店頭POPの20字（3）SNS投稿の120字、の3パターンで書いてください。内容：（日時・場所・対象・料金の有無・申込方法）。誇張表現と、健康や効果を思わせる表現は使わないでください。」
最後の一文は必ず入れてください。頼まなくても「話題沸騰」「驚きの」といった表現を足してきます。食品を扱う場合は、効能を思わせる表現が法令に関わるため、特に注意が必要です（「食品製造の衛生記録と表示を生成AIで整える」で詳しく扱っています）。
型3｜手書きメモ・電話メモの清書
現場で受けた電話の内容を、後で読み返せる形に整える作業です。スマートフォンで撮ったメモの画像を渡すか、思い出したまま箇条書きで打ち込み、「日時・相手・依頼内容・次にやること」の4項目に整理させます。
指示の例：「次の走り書きを、『日時・相手・依頼内容・次にやること』の4項目に整理してください。書かれていない内容は補わず、読み取れない部分は『不明』としてください。走り書き：（そのまま貼り付け）」
「書かれていない内容は補わない」「読み取れない部分は不明とする」の2点を必ず入れてください。これがないと、抜けている情報をそれらしく埋めてきます。整理された結果を見て、自分の記憶で埋めるのが正しい順番です。
この型の良いところは、入力が雑でよいことです。丁寧に書けないから溜まる、という問題を、そのまま解消します。ただし、相手の氏名や連絡先の扱いは後述の注意点に従ってください。氏名を入れずに「A社の担当者」と置き換えて入力しても、整理の役には十分立ちます。
型4｜補助金・許認可の書類の下書き
小規模事業者にとって、申請書類は年に数回の大仕事です。生成AIは、素材が揃っていれば、章立てに沿って文章を組み立てる作業を助けます。逆に、素材がないまま書かせると、事実と違う内容が並びます。素材の集め方から手順化した記事が「補助金の事業計画書を生成AIで書く5手順」です。申請前に一度読んでおくと、書き直しの回数が減ります。
型5｜自分用のマニュアル（引き継ぎと繁忙期のヘルプ用）
これは小規模だからこそ効く型です。数人の事業所では、業務が「その人の頭の中」にあります。繁忙期にヘルプを頼むとき、家族に留守番を頼むとき、体調を崩したとき、そこで止まります。
やり方は簡単です。自分が作業しながら口で説明したものを書き起こし、生成AIに手順書の形へ整えさせる。「この作業を初めてやる人でも読める手順書にしてください。専門用語は括弧で説明を添えてください。書かれていない工程は追加しないでください」と指示します。3回分もあれば、実用になる引き継ぎ資料になります。
外国人材に手伝ってもらう場合は、やさしい日本語と多言語で用意する手順が別途あります（「外国人材向け手順書を生成AIで多言語化する5手順」）。
続く人と続かない人の差は「指示文の置き場所」
数人の事業所を見ていて差が出るのは、能力ではなく指示文を捨てているかどうかです。うまくいった指示文をその場限りで消してしまうと、翌週また一から考えることになり、「毎回考えるくらいなら自分で書いたほうが速い」となって止まります。
対策は単純です。「指示文帳」を1か所だけ作る。形式は問いません。
- メモアプリに1ファイル
- 表計算ソフトに1シート（列は「場面／指示文／使った日」の3列で十分）
- 紙のノート1冊でも成立します
書くのは3つだけです。
- 場面（例：初めての問い合わせへの返信）
- 指示文の全文（うまくいったもの。少しずつ直していく）
- 注意点（例：価格は空欄にさせる）
この帳面が10行に育つと、生成AIは「毎回考える道具」から「開いて貼るだけの道具」に変わります。ここが、続く事業所と続かない事業所の分かれ目です。社内で複数人が使う段階に入ったら、研修として型を共有する進め方に切り替えます（「中小企業の生成AI研修設計5ステップ」）。
入力してはいけない情報
数人の事業所ほど、社長のアカウント1つで何でも扱いがちです。最低限、次の情報は入力しないと決めてください。
- 顧客名簿、氏名、住所、電話番号、メールアドレス（一覧をそのまま貼り付けない）
- 見積の原価・仕入値・取引先ごとの単価
- 従業員の個人情報（マイナンバー、給与、健康状態）
- 取引先から預かった図面・仕様書・レシピ・規格書（守秘義務の対象になっていることが多い）
- 通帳、契約書、身分証の画像
「入力した内容が学習に使われるか」は、契約形態と設定で変わります。無料版と法人向けで扱いが違う場合があるため、使うサービスの管理画面と規約を一度は確認してください。判断が難しければ、当面は「名前と金額は入れない」の2行だけ守れば、大きな事故は避けられます。間接業務での線引きをもう少し細かく決めたい場合は「総務・経理の生成AI活用7場面」も参考になります。
相談先は33商工会と9商工会議所
小規模事業者にとって、いちばん身近な相談先は商工会と商工会議所です。栃木県内の体制は次のとおりです。
栃木県商工会連合会（令和7年4月1日現在）
- 県内33商工会
- 役員786名、職員209名
- 会員数15,926名、組織率55.4%
栃木県商工会議所連合会
県内には9つの商工会議所があります。宇都宮、足利、栃木、佐野、鹿沼、小山、日光、大田原、真岡の各商工会議所です。
自社がどちらの管轄かは、事業所の所在地で決まります。市部の中心部は商工会議所、町部や合併前の旧町村域は商工会、という分かれ方が一般的です（正確な管轄は各団体に確認してください）。
相談の使い方にはコツがあります。「AIについて教えてほしい」と持ち込むと話が広がりすぎます。「この業務（型1〜型5のどれか）を、この道具で試したが、ここで詰まっている」という形にすると、経営指導員が具体的な次の一手を出しやすくなります。
AI・IoTの導入そのものについては、県が設置している「とちぎビジネスAIセンター」という相談先もあります。相談前に用意する材料と当日の流れは「とちぎビジネスAIセンターの使い方」にまとめました。商工会・商工会議所が「経営全般の伴走」、ビジネスAIセンターが「技術面の相談」と役割を分けて考えると、使い分けやすくなります。
補助金は「後から」考える
小規模事業者向けの代表的な制度に、中小企業庁の「小規模事業者持続化補助金」があります。事業概要は次のとおりです。
地域の雇用や産業を支える小規模事業者等の生産性向上と持続的発展を図ることを目的とし、持続的な経営に向けて自ら策定した経営計画に基づく販路開拓等の取組を支援します。
公募は回次ごとに行われており、2026年に入ってからは、1月28日に第19回、5月27日に第20回の＜一般型・通常枠＞公募要領が公開されています。
押さえておきたいのは、申請の窓口が2つに分かれていることです。
- 商工会の管轄地域で事業を営む場合：商工会地区の補助金事務局。問い合わせは地域の商工会
- 商工会議所の管轄地域で事業を営む場合：商工会議所地区の補助金事務局
自社の所在地がどちらの管轄かで、参照するサイトも相談先も変わります。ここを取り違えると、締切間際に手続きが止まります。
補助率、補助上限額、対象となる経費の区分（機械装置費、広報費、ウェブサイト関連費など）は回次ごとに公募要領で定められます。生成AIの月額利用料のような経費が対象になるかどうかも、回次と経費区分の考え方によって変わるため、本記事では断定しません。2026年9月3日時点で、この記事は最新の公募要領の該当条文を一次確認していません。必ず最新の公募要領と事務局で確認してください。
国のAI・デジタル関連の支援制度全体の整理は「栃木県の中小企業向けAI導入補助金・支援制度まとめ」にまとめてあります。いずれの制度も、対象となる場合がありますが要件審査があります。
順番として推奨するのはこうです。
- 無料または低額の範囲で、1業務を3回試す
- 「毎週使う」と判断できたものだけを、社内の手順に組み込む
- その手順を広げる（機器、ソフト、外注）ために資金が要るなら、そこで補助金を検討する
- 申請にあたっては、商工会・商工会議所に早めに相談する
補助金ありきで道具を選ぶと、使わないものが残ります。試してから、広げるために使う。この順番が、小規模事業者にとっていちばん損が小さい進め方です。
「時間が浮いた」を確認する2つの数え方
導入したかどうかではなく、効いたかどうかを見る指標を、2つだけ決めておきます。数人の事業所では、これ以上増やすと記録が続きません。
数え方1｜その業務にかかった時間
型1〜型5のうち、選んだ1業務について、使う前と使った後の所要時間をそれぞれ3回だけ測ります。スマートフォンのタイマーで十分です。3回の平均で比べます。
数え方2｜「その日のうちに返せた」件数
問い合わせ返信を選んだ場合は、時間よりこちらのほうが実感に近い指標になります。当日中に返信できた件数を、1週間だけ数えます。
どちらも1週間で終わる作業です。効果が出ない業務は、素直に別の業務に変えてください。小規模事業者にとって最大のコストは、月額料金ではなく、続かないものに使う時間です。
よくある失敗5つ
- 同時に3つのサービスを契約する — 1つに絞る。比較は後で構いません
- 社長だけが使い、社内に共有されない — 指示文帳を共有の場所に置く
- 出てきた文章をそのまま送る — 必ず自分が読む。特に固有名詞と数字
- 顧客名簿を貼り付けて要約させる — 個人情報は入力しない
- 効果を測らずに「なんとなく便利」で終える — 1業務・2指標・1週間で確認する
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事業承継の準備で「頭の中にあるもの」を資料にする手順は「栃木の事業承継｜引き継ぎ資料を生成AIで整える」で整理しています。
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よくある質問
Q. 従業員が2人でも意味がありますか。
A. あります。むしろ2人のほうが、決めごとの合意が早く、指示文帳の共有も簡単です。県内企業の86.7%が小規模企業である以上、規模を理由に見送る必要はありません。
Q. 無料のままでも使えますか。
A. 型1〜型3のような短い文章の下書きであれば、無料の範囲でも試せます。ただし、無料版は入力内容の扱いが有料の法人向けと異なる場合があるため、顧客情報や取引情報を入れない前提で使ってください。継続して業務に組み込むと決めた段階で、契約形態を見直すのが順当です。
Q. パソコンが苦手でも使えますか。
A. 文章のやり取りができれば使えます。むしろ、手書きメモの清書（型3）は、パソコン作業が苦手な人ほど効果が出ます。最初の設定だけ、商工会や商工会議所の相談窓口、あるいは家族や若手の従業員に手伝ってもらうのが早道です。
Q. どの商工会・商工会議所に相談すればよいか分かりません。
A. 事業所の所在地の市町で決まります。県内には33の商工会と9の商工会議所があります。所在地から管轄が分からない場合は、栃木県商工会連合会または栃木県商工会議所連合会に問い合わせてください。
Q. 補助金の対象になる経費に、生成AIの利用料は含まれますか。
A. 回次ごとの公募要領で経費区分が定められており、本記事では2026年9月3日時点で該当条文を一次確認していません。断定を避け、必ず最新の公募要領と補助金事務局に確認してください。
Q. 社内ルールはどこまで作ればよいですか。
A. 数人の事業所であれば、まず「顧客の名前と金額は入れない」「出てきた文章は必ず自分が読む」の2行から始めて構いません。運用しながら、必要になった項目を足していく形が現実的です。
まとめ
- 栃木県の企業53,621者のうち46,468者（86.7%）が小規模企業。専任担当を置けない規模が多数派
- 入口の失敗は「ツール比較から入る」「全社ルールから入る」「補助金から入る」の3つ
- 選ぶのはツールではなく1業務。毎週発生し、文章を書き、自分が読む業務を選ぶ
- 一人でも回る型は5つ。返信文、告知文、メモの清書、申請書類の下書き、自分用マニュアル
- 続くかどうかは指示文帳を作るかどうかで決まる
- 相談先は33商工会と9商工会議所、技術面はとちぎビジネスAIセンター
- 補助金は試した後に検討する。対象経費は必ず最新の公募要領で確認する
覚えることを増やさず、捨てないものを1つ作る。数人の事業所では、これが唯一と言ってよい進め方です。
出典・参考
- 中小企業庁「中小企業・小規模事業者の数(2021年6月時点)の集計結果を公表します」（令和5年12月13日） — https://www.chusho.meti.go.jp/koukai/chousa/chu_kigyocnt/2023/231213chukigyocnt.html
- 同「都道府県・大都市別企業数、常用雇用者数、従業者総数（民営、非一次産業、2021年）」 — https://www.chusho.meti.go.jp/koukai/chousa/chu_kigyocnt/2023/231213kigyou1.pdf
- 栃木県商工会連合会「商工会の状況【商工業者から全国連までの組織図】」 — https://www.shokokai-tochigi.or.jp/about/soshikizu.html
- 栃木県商工会議所連合会「栃木県内の商工会議所」 — https://ftcci.or.jp/
- 中小企業庁「『小規模事業者持続化補助金＜一般型・通常枠＞（第20回）』の公募要領を公開しました」（2026年5月27日） — https://www.chusho.meti.go.jp/koukai/hojyokin/kobo/2026/260527002.html
- 中小企業庁「小規模事業者持続化補助金について」 — https://www.chusho.meti.go.jp/keiei/shokibo/jizoku/
- 栃木県「とちぎデジタル戦略2026〜2030」 — https://www.pref.tochigi.lg.jp/a04/documents/honbun_tochigididitalsenryaku.pdf
本記事で確認できていない事項
- 小規模事業者持続化補助金の補助率・補助上限額・対象経費の区分（回次ごとに公募要領で定められるため、本記事では一次確認していません）
- 生成AIの利用料が補助対象経費に該当するかどうか（2026年9月3日時点で公式に確認できていません）
- 栃木県内における小規模事業者の生成AI利用率（県単位の調査を2026年9月3日時点で公式に確認できていません）
- 市町ごとの商工会・商工会議所の管轄境界（各団体に確認してください）
